Franchise Entreprise
archive

Quelles solutions pour l’archivage documentaire ?

Depuis 2016, les lois se multiplient pour réduire la consommation de papier, notamment au sein de l’entreprise. La signature électronique ayant été décrétée comme valide, légalement, il en va de même pour tous les documents numérisés qui ont la même valeur que leur pendant papier. Si ces lois visent également à alléger le quotidien des entreprises, qu’en est-il exactement ?

Archivage documentaire : Comment faire ?

On imagine le soulagement des dirigeants depuis que la loi de 2016 a confirmé qu’une copie numérique avait autant de fiabilité que l’original papier. Cela sous-tendait la possibilité de pouvoir vider et utiliser la pièce auparavant dédiée aux archives pour le personnel, par exemple.

Mais la numérisation des documents prend du temps et surtout, cette fameuse copie fiable doit être réalisée et conservée par une entreprise extérieure qui serait certifiée Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation.

Heureusement, tous les documents n’ont pas vocation à être exploités légalement. Pour autant, il faut arriver à déterminer quelles archives papier méritent d’être numérisées et quelles autres peuvent être détruites, sans état d’âme, par l’entreprise. Un travail long et fastidieux, surtout pour une grande société, présente depuis de nombreuses années. Heureusement, des solutions existent pour faciliter cette tâche et la déléguer auprès de personnes totalement compétentes en la matière.

Des solutions pour l’archivage documentaire :

Il est devenu courant, dans le cadre de l’entreprise, d’externaliser des tâches, pour gagner en productivité, mais aussi en compétences et ainsi se démarquer de la concurrence.

Concernant l’archivage documentaire, des entreprises existent pour faciliter le passage vers la numérisation à 100%. En fonction de la nature de l’entreprise et de son domaine d’activité, elles seront à même de proposer des solutions adaptées, pour la numérisation, le récolement, la conservation des documents papier, si tel est le souhait du dirigeant.

Sur ce dernier point, les conditions de conservation sont optimales (taux d’humidité et température dans la pièce, niveau de lumière…). La loi sur la numérisation ; si elle est imposée maintenant aux petites entreprises, engendre un coût pour ces dernières, surtout s’il faut dédier du personnel à cette tâche. Passer par un professionnel extérieur, permet de réaliser des économies. Fort de son expérience dans ce domaine, il sera plus à même de travailler rapidement, de faire le tri dans les archives à conserver ou non et de le faire dans les meilleures conditions.

Numériser un document est relativement facile, mais en garantir la sécurité et l’accès seulement aux membres d’une équipe et cela, où qu’ils se trouvent, permet, en effet de gagner en efficacité. Terminé le temps passé à chercher sur un ordinateur la trace d’un document mal numéroté, mal renommé, classé dans un mauvais dossier. Là, tout est clair, d’autant que tout est fait en accord préalable avec l’entreprise demandeuse. L’important ici est de gagner en temps, en clarté, pour une recherche efficiente. Lors d’un déménagement, ces mêmes entreprises permettent aussi de rapatrier vers un endroit dédié les documents papier que vous aurez voulu conserver.

Vous voulez passer au tout numérique, sans perdre de temps pour être encore plus productif et efficace ? Passez par des professionnels de la numérisation et de la conservation d’archives comme Reisswolf.

Nos catégories